Persondatapolitik

Hos AJ Produkter (“AJ”), stræber vi altid efter at opbygge langvarige relationer til vores kunder, virksomheder og organisationer, såvel som deres repræsentanter og alle kunder der køber direkte hos os. Vores kunder er af den største betydning for os og vi vil derfor altid behandle personlige data med den største forsigtighed og i henhold til GDPR-loven.

Hvis du vil vide hvordan og hvorfor vi indsamler og anvender dine personlige data, finder du vores persondatapolitik herunder. Her kan du også læse hvordan du anmoder om ændringer eller sletning af disse data. Vores mål er at sikre at vores processer og IT-systemer altid er i tråd med Databeskyttelsesloven og EU’s generelle databeskyttelsesforordning (GDPR), der trådte i kraft den 25. maj 2018.

Besøg venligst Datatilsynets hjemmeside for mere information.

AJ Produkter og GDPR

Denne persondatapolitik beskriver hvordan vi indsamler og anvender dine personlige data. Den forklarer og beskriver også, hvorfor vi bruger dine data og informerer dig om dine rettigheder, f.eks. hvordan du kan anmode om, ændre eller kræve sletning af de data, vi behandler om dig.

Kontaktinformation og persondata

Kundekontaktdata – hvilke data indsamler vi, hvordan og hvorfor?

Når du som kunde, enten som repræsentant for en virksomhed, eller som privatkunde, køber produkter hos AJ, giver du os personlige data såsom navn, e-mailadresse og telefonnummer. Privatkunder udfylder typisk også deres bopælsadresse. Disse data bruges af AJ til at sikre en god kundeservice gennem hele bestillings- og købsprocessen: præsentation af vores produktsortiment, ordreafgivelse, levering, potentielle reklamationer/garantispørgsmål og udvikling af vores tilbuds- og IT-processer.

Vi dokumenterer vores kommunikation med dig. Kommunikationen med dig som kunde foregår via telefon, e-mail, chat, skriftligt og ved fysisk fremmøde, samt digitale medier. Årsagen til at vi dokumenterer dette, er at det gør det muligt for os at følge op på kundesager og reklamationer, samt at håndtere alle relevante sager i din tid som AJ-kunde. Dette kan f.eks. være spørgsmål vedrørende køb/ordrer, reklamationer, garantisager eller andre klager/udtalelser, som du har ret til at gøre os opmærksom på.

Ansvar

Hvem er ansvarlig for de personoplysninger, der indsamles og behandles?

Vi, AJ Produkter A/S, et dansk aktieselskab med CVR-nummer 13503745, Roholmsvej 14 A, 2620 Albertslund, er dataansvarlig for personoplysninger. Personoplysningerne kan behandles af os eller af vores partnere.

Vi er altid ansvarlige for de partnere, som behandler personoplysninger på vores vegne, såkaldte databehandlere. Se mere information om vores partnere og andre modtagere af personoplysninger nedenfor.

Dataindsamling og lagring

Hvilke data indsamles, til hvilke formål og hvor længe gemmes dataene?

Visse personlige data behandles på baggrund af juridiske krav. Andre personlige data behandles for at muliggøre kontraktlige forhold til dig, så vi efterfølgende kan opfylde vores forpligtelser inden for købsaftalen.


Hovedformål: At overholde vores aftale med dig
1. Retsgrundlag

Der er behov for en række personlige data, for at vi kan indgå en aftale med dig og efterfølgende opfylde vores forpligtelser deri, som angivet nedenfor. Indsamlingen af sådanne personoplysninger stammer fra det juridiske grundlag for opfyldelsen af aftalen.

2. Underliggende formål

Vi har brug for at behandle dine personoplysninger i forbindelse med ordrer og levering (inklusive meddelelser og kontakter vedrørende levering) for at opfylde og indgå vores forpligtelser inden for købsaftalen. I visse tilfælde behandler vi også klager og garantispørgsmål og de personlige data, der indsamles derved. Yderligere personoplysninger kan behandles i forbindelse med tjenester som f.eks. booking af montering, levering og levering i hjemmet. Bemærk, at alle ovennævnte formål er underlagt separat og individuel behandling af personoplysninger.

3. Nødvendige personlige oplysninger

De personoplysninger, der behandles for at opfylde købsaftalen, er:

i. navn
ii. e-mailadresse
iii. adresse
iv. telefonnummer
v. betalingsoplysninger

Hvis du er virksomhedskunde, behandles kategorierne af personoplysninger ovenfor også, for den person, der er angivet som kontaktperson.

4. Tidsperiode for datalagring

Dataene gemmes og behandles gennem juridisk støtte til en bindende aftale.

Tidsperioden for datalagring af firma- og kundekontaktdata er baseret på hvor ofte vores kunder køber og garantiperioden for vores produkter. Afhængigt af hvilke(n) vare(r) du har købt hos os, kan lagringstiden derfor svare til garantiperioden, som kan variere mellem tre (3) og tredive (30) år. I henhold til bogføringsloven skal vi opbevare fakturadata ind til udløbet af det femte kalenderår efter fakturadatoen.

Når garantiperioden eller andet grundlag for behandlingen er udløbet, gemmes dine personlige data i op til tolv (12) måneder og anonymiseres derefter. Anonymiseringsprocessen gennemføres månedligt. Personoplysninger og kundedata med åbne saldi ældre end tolv (12) måneder, opbevares i sin oprindelige form, og eventuel anonymisering evalueres månedligt.

Tidsperioden for datalagring af data om enkeltpersoner er baseret på vores forpligtelser over for dig som forbruger. Dataene slettes eller anonymiseres, når ordren er afsluttet, leveret, betalt og garantiperioden er udløbet. Hvis dataene anonymiseres, kan de ikke længere identificeres og betragtes derfor ikke længere som personlige data.

Vi behandler dog dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at håndtere eventuelle klage- og garantisager, eller i en længere periode, hvis det er nødvendigt for at håndtere en sådan proces.


Hovedformål: Oprettelse af kundeprofil
1. Retsgrundlag

Du skal oprette en kundeprofil for at kunne foretage et køb hos os. Dette er nødvendigt, fordi vi skal være i stand til at opretholde vores produktspecifikke garantier (se yderligere oplysninger nedenfor). Indsamlingen af personoplysninger stammer fra det juridiske grundlag for opfyldelsen af aftalen.

2. Underliggende formål

For at muliggøre et køb og dermed et kontraktforhold, skal kunder oprette en kundeprofil på AJ Produkters hjemmeside gennem “Mine sider”. Formålet med dette er, at AJ skal være i stand til at overholde garantier og dokumentere kundesager/klager. Du er ansvarlig for at opdatere dataene til enhver tid, i tilfælde af ændringer.

3. Nødvendige personlige oplysninger

De personoplysninger, der behandles for at opfylde købsaftalen, er:

i. navn
ii. e-mailadresse
iii. telefonnummer
iv. CPR-nummer (hvis du er privatkunde eller er registreret som eneejer af en virksomhed).

4. Tidsperiode for datalagring

AJ behandler de personoplysninger, der kræves for at holde din kundeprofil aktiv, så længe du er kunde, har løbende sager med os (f.eks. garantisager eller klager) eller bruger de digitale tjenester. Derefter behandler vi dine personoplysninger til det samme formål som ovenfor i en periode på tolv (12) måneder. De personlige data anonymiseres derefter. Anonymiseringsprocessen gennemføres månedligt. Kommunikation, der er sendt i vores digitale kanaler, gemmes indtil andet informeres.

Hovedformål: Distribution af nyhedsbrev
1. Retsgrundlag og formål

De personoplysninger, der er nødvendige for at muliggøre kommunikation gennem nyhedsbreve, er anført nedenfor. Indsamlingen af personoplysninger stammer fra det juridiske grundlag for afvejning af interesser. AJ har en legitim interesse i at kommunikere nyheder med dig, når du har registreret og accepteret at modtage nyheder.

2. Nødvendige personlige oplysninger

De personoplysninger, der vil blive behandlet for at individualisere sådanne tilbud, er:
i. e-mailadresse.

3. Tidsperiode for datalagring

AJ behandler de personoplysninger, der kræves for at distribuere nyhedsbreve til dig, indtil du anmoder om at afmelde dem. Du kan altid afmelde ved at følge linket til afmelding i sidefoden af e-mailen.

Hovedformål: Individualisering af vores tilbud til dig
1. Retsgrundlag

For at imødekomme vores kunders interesse i at modtage relevante og individualiserede markedsføringsdistributioner og kampagner gennem vores kanaler og IT-systemer, behandles nedenstående personoplysninger. Indsamlingen af personoplysninger stammer fra det juridiske grundlag for afvejning af interesser. AJ har en legitim interesse i at kommunikere nyheder med dig og levere tilbud, der er specielt tilpasset dine behov.

2. Underliggende formål

Vi behandler nogle af dine personlige data for at individualisere tilbud og gøre dem så relevante som muligt for dig, for at præsentere et relevant sortiment, produktanbefalinger, inspiration og andre relevante aktiviteter, tilpassede nyheder og distribution af kataloger til dig.

3. Nødvendige personlige oplysninger

De personoplysninger, der behandles for at individualisere sådanne tilbud, er:

i. navn
ii. brugernavn
iii. kontaktoplysninger (e-mailadresse og telefonnummer)
iv. bopæl eller firma
v. købshistorik
vi. brugergenereret data (f.eks. klik- og besøgshistorik) på vores websted (for yderligere information, se vores cookiepolitik)
vii. andre præferencer, som du har angivet

De digitale kanaler kan være søgemaskiner som Google og Bing samt sociale medier, digitale netværk til annoncer og vores egne såvel som eksterne kundeundersøgelser.

4. Tidsperiode for datalagring

AJ behandler de personoplysninger, der kræves for at holde din kundeprofil aktiv, så længe du er kunde, har løbende sager med os (f.eks. garantisager eller klager) eller bruger de digitale tjenester. Derefter behandler vi dine personoplysninger til det samme formål som ovenfor i en periode på tolv (12) måneder. Derefter anonymiseres de personlige data. Anonymiseringsprocessen gennemføres månedligt. Kommunikation, der er sendt i vores digitale kanaler, gemmes indtil andet informeres.

5. Hvordan foregår vores individualiseringsproces (dvs. hvordan behandler vi dine data)?

Vi udfører analyser på individuelt niveau, som enten sorterer dataene i en kundegruppe (såkaldt kundesegment eller branche-type), eller som resulterer i en unik profil. Indsigten fra analysen danner grundlaget for dine personlige og relevante tilbud. Disse data bruges derefter som grundlag for oprettelsen af forskellige markedsaktiviteter, såsom e-mail-distributioner og digitale reklamer i alle medier som virksomheden bruger.

Hovedformål: Kampagner baseret på din digitale interaktion
1. Formål og juridisk grundlag

At give dig personlige tilbud og inspiration baseret på det, du har vist interesse for på AJs websted eller vores kanaler. Du har accepteret denne type behandling, hvis du har accepteret alle cookies og accepteret vores cookiepolitik. For yderligere information om, hvordan du nægter cookies, se vores cookiepolitik.

2. Nødvendige personlige oplysninger

i. Brugergenererede data (f.eks. klik- og besøgshistorik) på vores websted.

3. Tidsperiode for datalagring

For yderligere information og opbevaringstid, se vores cookiepolitik.

Hovedformål: Evaluering, udvikling og forbedring af AJ
1. Formål og juridisk grundlag

For at imødekomme vores interesse for konstant evaluering, udvikling og forbedring af det AJ tilbyder, behandles nedenstående personoplysninger gennem vores kanaler og IT-systemer på det juridiske grundlag for interesseafvejning. AJ har en legitim interesse i at behandle købshistorik, klager og anden relateret information for bedre at kunne udvikle vores tilbud og services til dig som kunde. Behandlingen er nødvendig for at imødekomme vores legitime interesse i at styre livscyklussen for vores systemer, produkter og tjenester samt for at beskytte og udvikle dem.

2. Underliggende formål

AJ kan bruge data indsamlet gennem kundeundersøgelser, kundekontakt eller købshistorik til analyser med henblik på virksomhedsudvikling, f.eks. at udvikle vores hjemmeside og dens funktioner. Analyserne bidrager til at sikre vores logistiske processer og prognoser for varelagre og udvikling af vores sortiment og for at skabe et grundlag for vores IT-system for generelt at øge sikkerheden for vores kunder, leverandører og partnere.

3. Nødvendige personlige oplysninger

De fleste af de data, der indsamles til dette formål, vil blive anonymiseret. Visse oplysninger kan dog indeholde nogle personlige data, for eksempel:

i. korrespondance og feedback vedrørende vores tjenester, produkter og kundebehandling.

Hvis data indsamles og behandles i en identificerbar form, når du kommunikerer med AJ, vil du blive specifikt informeret om dette af os. Alle andre data, der håndteres af os, anonymiseres og klassificeres således ikke som personlige data, såsom klik- og besøgshistorik, telefonopkald og chat-samtaler. Derudover kan tekniske data relateret til enheder og deres indstillinger, f.eks. domæne, enheder, browserindstillinger og operativsystemer, også behandles. Disse data anonymiseres, og du som person kan aldrig identificeres af dem.

4. Tidsperiode for datalagring

Dine personlige data gemmes i samme periode som angivet i forhold til det respektive angivne formål med behandlingen af dine personoplysninger ovenfor. Fra det tidspunkt, hvor de personlige data først blev registreret i logfiler, gemmes dataene til fejlfinding og hændelsesrespons i en periode på tretten (13) måneder.

Dine rettigheder, når vi behandler dine personlige data

Du har flere lovbestemte rettigheder, når vi behandler dine personoplysninger, f.eks. har du ret til at få adgang til alle personoplysninger vi behandler om dig (uddrag), du har ret til at kræve korrektion af forkerte data, og du kan kræve sletning (til en vis grad) af personoplysninger. Dine rettigheder er:

i. Ret til indsigt
ii. Ret til berigtigelse
iii. Ret til sletning
iv. Ret til begrænsning af behandling
v. Ret til dataportabilitet
vi. Ret til indsigelse
vii. Ret til at klage til Datatilsynet

Se nedenfor for en gennemgang af dine mest relevante rettigheder. Hvis du vil læse mere om dine rettigheder, er omfattende information tilgængelig her.

Dit privatliv er af største betydning for os. Derfor er det vigtigt for AJ, at der er fuld gennemsigtighed med hensyn til vores behandling af dine personlige data. Det er vigtigt for os, at du har adgang til de data, vi har om dig, og hvis du ønsker at vide mere om dataene I detaljer, kan du anmode om en udtrækning fra vores register. Du kan let gøre dette, ved at sende en e-mail til info@ajprodukter.dk.

For at sikre, at vi videregiver data til den korrekte person, og at vi ikke videregiver dine personlige data til nogen anden, skal vi indhente bevis for, at anmodningen er fremsat af dig. For at håndtere din anmodning giver vi dig oplysninger om, hvordan du skal identificere dig i forbindelse med indsendelse af formularen via vores hjemmeside.

Du kan også anmode om sletning af dine kundekontaktdata (ret til sletning) og retten til berigtigelse af dine personlige data. Vi foretager en gennemgang og anonymisering af vores forretningskunders kontaktoplysninger efter fire (4) år, forudsat at der ikke har fundet nogen transaktion sted i løbet af fireårsperioden. Enkeltpersoner, dvs. data om forbrugere, følger den samme anonymiseringsproces, forudsat at alle forpligtelser fra os og kunden er gennemført.

Du kan nemt anmode om sletning ved at sende en e-mail til os på info@ajprodukter.dk. Vi vil svare med oplysninger om hvordan du skal identificere dig selv, så vi kan håndtere din anmodning. Besøg “Mine sider” på vores hjemmeside, kontakt os via nyhedsbrevet eller ring til vores kundeservice på 59 400 999, hvis du ønsker at ændre eller rette kundekontaktdata eller afmelde dig markedsføringskommunikation såsom nyhedsbreve og kataloger.

Du har altid ret til at indgive en klage vedrørende vores behandling af dine personoplysninger til Datatilsynet for beskyttelse af personlige oplysninger. Vi foretrækker dog, at du kontakter os direkte som et første skridt, så vi kan løse dine spørgsmål og eventuelle klager. Du kan kontakte os på info@ajprodukter.dk.

Hvordan beskytter vi dine personlige data?

Vi bruger IT-systemer til at sikre fortrolighed, integritet og beskytte adgangen til kundekontaktdata. Inden for vores organisation er adgangen til dine personlige data begrænset til de personer, der rent faktisk har brug for at behandle dine personlige data, så vi kan opfylde vores forpligtelse over for dig som kunde.

Hvem kan vi dele dine personlige data med?

1. Behandlere af personoplysninger

Hvis det er nødvendigt for at tilbyde vores tjenester, deler vi dine personlige data med virksomheder, der er vores behandlere af personoplysningerne. En behandler af personoplysningerne er en virksomhed, der behandler dataene på vores vegne i overensstemmelse med vores instruktioner.

Vi har partnere, der hjælper os med:

i. Transport (logistikvirksomheder og speditører)
ii. Betalingsløsninger (kortindløsende virksomheder, banker og andre betalingstjenesteudbydere)
iii. Marketing (print og distribution, søgemaskiner, sociale medier, digitale reklamenetværk, mediebureauer eller reklamebureauer)
iv. IT-tjenester (virksomheder, der håndterer nødvendig drift, teknisk support og vedligeholdelse af vores IT-løsninger)

Når dine personoplysninger deles med behandlere af personoplysningerne, er det udelukkende til formål, der er kompatible med de formål, som vi har indsamlet dataene til. Vi udfører kontrol på alle partnere for at sikre, at de kan give tilstrækkelige garantier med hensyn til sikkerhed og fortrolighed af personlige data. Vi har indgået skriftlige aftaler med alle behandlere af personoplysninger, hvorigennem de garanterer sikkerheden for alle de behandlede personoplysninger og forpligter sig til at overholde vores sikkerhedskrav, samt begrænsninger og krav til international overførsel af personoplysninger.

2. Virksomheder, der er uafhængige behandlere af personoplysninger

Vi deler dine personoplysninger med visse virksomheder, der er uafhængigt ansvarlige for personoplysningerne (dataansvarlige). Dette betyder, at vi ikke har kontrol over, hvordan de leverede data behandles af dem.

Uafhængige registeransvarlige for de personoplysninger, som vi deler dine personlige data med, er:

i. Myndigheder (politimyndighed, skattemyndighed eller andre myndigheder), hvis vi er forpligtet til det ved lov eller i tilfælde af mistanke om strafbar handling
ii. Virksomheder, der håndterer generel godstransport (logistikvirksomheder og speditører)
iii. Virksomheder, der tilbyder betalingsløsninger (kortindløsende virksomheder, banker og andre betalingstjenesteudbydere).

Når dine personoplysninger deles med en uafhængig behandler af personoplysninger, gælder virksomhedens fortrolighedspolitik og administration af personlige data.

Hvor behandler vi dine personlige data?

Vi stræber altid efter at behandle dine kundekontaktdata inden for EU/EØF, og alle vores IT-systemer er placeret inden for EU/EØF. I tilfælde af system support, vedligeholdelse og udvikling, er vi muligvis nødt til at overføre dataene til et land uden for EU/EØF, f.eks. hvis vi deler dine kundekontaktdata med en partner, der enten selv eller gennem en underleverandør er etableret i et land uden for EU/EØF eller opbevarer personoplysningerne der. I disse tilfælde får partneren kun adgang til de data, der er relevante for det givne formål.

Uanset hvilket land dine kundekontaktdata behandles i, træffer vi alle rimelige juridiske, tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at sikre, at beskyttelsesniveauet svarer til beskyttelsesniveauet inden for EU/EØF. Vi kræver gennem vores aftaler, at vores behandlere af personoplysninger følger fortrolighedslove og -regler, såsom GDPR og national lovgivning om personoplysninger. Vi kræver også, at ingen data må overføres til et land uden for EU/EØF, medmindre der er en aftale, tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller bindende virksomhedsregler for at beskytte personoplysningerne.
Den seneste version af persondatapolitikken er altid tilgængelig på www.ajprodukter.dk. Her kan du altid se hvilke konkrete lande, som vi aktuelt måtte overføre persondata til. På nuværende tidspunkt omfatter dette England, idet AJ Produkter har en afdeling i landet. Ved ændringer i vores behandling af kundedata, vil persondatapolitikken blive opdateret.

Om hjemmesiden

Disse oplysninger gælder kun for dette websted og gælder derfor ikke for websteder, der ejes af tredjeparter. For links på vores websted, der fører dig til andre websteder, er disse dækket af den respektive virksomheds og websides privatlivspolitik. Da de linkede sider ikke kontrolleres af AJ, kan vi ikke være ansvarlige for indholdet på disse websteder. Du bør derfor altid læse fortrolighedspolitikken for det websted, du besøger.

Vi er medlem af Svensk Distanshandel og certificeret med Trygg E-handel, som indeholder en række bestemmelser for at gøre dig tryg som kunde.

Om javascript på www.ajprodukter.dk

Vores hjemmeside www.ajprodukter.dk indeholder javascript. Dette er en kodeteknologi, der bruges til dig som besøgende for at kunne opleve vores hjemmeside så enkelt som muligt. Kort fortalt er det nødvendigt med javascript for at billeder kan vises korrekt, for at funktioner som menuer, formularer og login på “Mine sider” kan fungere problemfrit og til at hente og sortere information.

Om cookies på www.ajprodukter.dk

Cookies er datafiler, der kan indeholde små mængder information og gemmes på din enhed. Som standard indeholder cookien ikke nogen personlige data, men kan i nogle tilfælde gøre det. Se vores cookiepolitik på www.ajprodukter.dk for at få flere oplysninger om de cookies, vi bruger på AJs hjemmeside.