Sådan får du succes med dine eksterne hybridmøder

Med hybridmøder følger en stor frihed til at deltage hvor som helst, men det giver også nogle udfordringer. For at gøre kommunikationen så problemfri som muligt er der nogle praktiske ting, du skal overveje.  

1. Hav en dagsorden for mødet, og vedlæg den i mødeindkaldelsen. På den måde kan alle deltagere bedre forberede sig på mødet.

2. Ved mødets begyndelse præsenteres alle deltagere.  

3. Sørg for, at teknologien fungerer. Skal folk f.eks. downloade en app eller have en konto for at deltage i mødet?  

4. Sørg for, at der er en fælles forventningsafstemmelse og diskussionsrunder.   

5. Koordiner og moderer, så alle deltagere kan deltage frit og anmode om ordet under mødet. 

6. Tilføj en chat, som mødelederen eller en anden udpeget person på mødet skal holde styr på og svare på under mødet.  

Det er ikke kun de tekniske aspekter, der skal fungere. Det er vigtigt, at deltagerne har mulighed for at deltage på lige fod og kan anmode om ordet, og at de ved, hvad der gælder inden mødet. Dette opnås ved at have en struktur og klare procedurer for eksterne hybridmøder. En anden udfordring ved digitale møder er, at du kun kan holde fokus i højst 30-40 minutter, fordi din hjerne skal bearbejde mange flere indtryk end ved et personligt møde. Det er derfor ekstremt vigtigt at inkludere pauser i mødedagsordenen, hvis du ikke vil miste deltagernes interesse og opmærksomhed.