- AJ Produkter
- Blog
- Tips & trends
- 5 tips til et skarpere online-møde
5 tips til et skarpere online-møde
Her er guiden, der gør dig til en Teams-jedi - gode råd til, hvad du skal gøre for at få succes med det virtuelle møde.
Det virtuelle møde er blevet en fast del af mange menneskers hverdag, både i professionel og privat sammenhæng. Men selvom de digitale platforme som Zoom og Teams er blevet hjemmevante redskaber, rummer det virtuelle møde også mange faldgruber og udfordringer. Og du kan virkelig gå galt i byen.
Det virtuelle møde er blevet allemandseje
Mette Ullersted fra Playmakers, en virksomhed der faciliterer møder, processer og konferencer, fortæller, hvordan det virtuelle møde blev allemandseje under corona. Men det betyder absolut ikke, at alle pludselig er eksperter.“I dag færdes vi nærmest alle sammen hjemmevant på platforme som Zoom og Teams. Det stiller dog store krav til mødedeltagerne at få det fulde potentiale. Man må ikke sidestille det med det fysiske møde, som det aldrig vil kunne erstatte.”
Sådan bliver du en guru på Teams
Et centralt aspekt er kommunikation. Det kan være vanskeligt at aflæse kollegers kropssprog og mimik, og det stiller større krav til tydelighed og præcision i sprog og formulering.Feedback er fx afgørende, og det bør efterspørges løbende for at sikre, at alle er på samme side og føler sig hørt og forstået.
Opbyg tillid og engagement
Et tredje centralt punkt er at opbygge tillid og engagement i det virtuelle team. Det kan gøres ved at afsætte tid til smalltalk og personlig interaktion, som ellers kan mangle i det virtuelle møderum.Det er vigtigt for den psykologiske tryghed og samhørighed i teamet, at der er plads til også at dele og drøfte de mere personlige aspekter af hverdagen.
Håndtering af tidszoner og kulturelle forskelle
Når du deltager i virtuelle møder med kolleger eller samarbejdspartnere fra forskellige lande, er det essentielt at have en forståelse for og hensyn til tidszoner og kulturelle forskelle.Helt basalt skal du sørge for at planlægge møder på tidspunkter, hvor alle deltagere rimeligt kan deltage. Vær også opmærksom på kulturelle normer og forventninger i kommunikationen - der kan være store forskelle mellem kulturer.
5 tips til et bedre virtuelt møde
1. Sørg for relevans: Når du modtager en mødeindkaldelse, så spørg ind til, hvad du kan bidrage med til mødet, og forbered dig derefter. Det kan hjælpe med at eliminere unødvendige og irrelevante møder, hvor du ikke behøver at spilde din tid.
2. Vær opmærksom på non-verbal kommunikation: Da vi ikke kan aflæse kropssprog og mimik i samme grad online, er det vigtigt at søge at give eksplicit feedback, fx ved hjælp af thumbs up eller lignende gestus.
3. Afsæt tid til relationer: Man kan ikke smalltalke på et virtuelt møde, og det er som regel her, man kommer hinanden ved. Start derfor mødet med en runde, hvor folk fortæller om deres hverdag. Det kan hjælpe med at opbygge relationer og øge samhørighedsfølelsen i teamet.
4. Planlæg kortere møder: Accepter, at virtuelle møder ikke kan være lige så lange som fysiske møder. Planlæg for regelmæssige pauser og skift i aktiviteter for at holde engagementet oppe.
5. Indsæt individuel tænketid: Giv tid til at tænke og reflektere under mødet ved at indsætte pauser eller stille perioder, hvor alle deltagerne muter deres mikrofoner.
2. Vær opmærksom på non-verbal kommunikation: Da vi ikke kan aflæse kropssprog og mimik i samme grad online, er det vigtigt at søge at give eksplicit feedback, fx ved hjælp af thumbs up eller lignende gestus.
3. Afsæt tid til relationer: Man kan ikke smalltalke på et virtuelt møde, og det er som regel her, man kommer hinanden ved. Start derfor mødet med en runde, hvor folk fortæller om deres hverdag. Det kan hjælpe med at opbygge relationer og øge samhørighedsfølelsen i teamet.
4. Planlæg kortere møder: Accepter, at virtuelle møder ikke kan være lige så lange som fysiske møder. Planlæg for regelmæssige pauser og skift i aktiviteter for at holde engagementet oppe.
5. Indsæt individuel tænketid: Giv tid til at tænke og reflektere under mødet ved at indsætte pauser eller stille perioder, hvor alle deltagerne muter deres mikrofoner.
FAQ
- Et online møde er et virtuelt møde, hvor deltagere kommunikerer via internettet ved hjælp af video- og lydkonferencer, ofte på platforme som Zoom eller Teams.
- Online møder foregår ved, at deltagerne logger ind på en videokonferenceplatform, hvor de kan se og høre hinanden i realtid. De kan dele skærme, dokumenter og chatte via tekst.
- For at lave et online møde skal du vælge en videokonferenceplatform, planlægge mødet og sende invitationer til deltagerne. Sørg for at have en stabil internetforbindelse, et kamera og en mikrofon.
- Et virtuelt møde er et møde, der holdes online, hvor deltagerne kan være geografisk adskilte, men alligevel kan kommunikere og samarbejde i realtid via digitale værktøjer.
- For at holde et godt møde skal du have en klar agenda, sikre at teknikken fungerer, involvere alle deltagere aktivt, holde mødet kort og præcist, og afslutte med klare næste skridt.
- Sørg for god belysning, brug et headset for bedre lydkvalitet, test teknologien på forhånd, hold baggrunden ryddelig, og vær opmærksom på din kropssprog og øjenkontakt.
- Tydelig kommunikation, aktiv deltagelse, brug af visuelle hjælpemidler, pauser for at holde fokus, og sikre, at alle har en chance for at bidrage.
- Planlæg møder på tidspunkter, der passer til alle deltagere, og vær opmærksom på kulturelle forskelle i kommunikationsstilen.
- Populære platforme inkluderer Zoom, Microsoft Teams, Google Meet og Cisco Webex, der tilbyder forskellige funktioner som skærmdeling, breakout rooms og optagelse af møder.
- Start med en icebreaker, giv plads til smalltalk, brug interaktive elementer som polls og chat, og vær bevidst om at involvere alle deltagere aktivt under mødet.
